Die Geburten, die Eheschließungen, die Scheidungen und die Todesfälle der im Ausland ansässigen Italiener müssen in die Register der Heimatgemeinde oder der Gemeinde der Eltern eingetragen werden. Die Konsulate erhalten die Urkunden von den örtlichen Behörden und leiten diese an die italienischen Gemeinden zwecks Überschreibung weiter. Es ist die Aufgabe der Betreffenden sicherzustellen, dass die deutschen Behörden auch tatsächlich die Urkunden an das zuständige Konsulat im Original sowie auf mehrsprachigem Formblatt übersendet haben.